Noordernieuws.be Nieuwsmagazine van de Noorderkempen
Tips om slimmer om te gaan met digitale communicatie op het werk.
20 procent van de Nederlandse jonge werknemers geeft aan altijd bereikbaar te moeten zijn voor zijn werk en daardoor niet goed uit te rusten. Dat blijkt uit onderzoek onder meer dan 1.000 Nederlanders. Auteur en keynote-spreker Aaron Mirck hoopt dat Nederland het Belgische voorbeeld volgt en het recht op deconnectie invoert. Hij roept daarbij op om slimmer om te gaan met digitale communicatie en deelt daar een aantal tips voor. “De slimste productiviteit-truc is geen handige app, maar het recht om ‘uit te mogen staan’ buiten werktijd.”
Werk werkt voor velen niet meer
Een op de vijf jonge werknemers (tot 45 jaar) geeft aan niet goed uit te rusten, omdat hij of zij altijd bereikbaar moet zijn. Mirck: “Dat laat zien dat de manier waarop we werken, niet voor iedereen werkt. Bedrijven maken zich zorgen over het personeelstekort, burnouts en ongekend hoge verzuimcijfers. Tegelijkertijd wil ongeveer de helft van de jonge werknemers (45 procent) buiten werktijd onbereikbaar mogen zijn voor het werk. Nederland kan in dat opzicht een voorbeeld nemen aan België, dat met het ‘recht op deconnectie’ er hopelijk voor zorgt dat werknemers beter uitrusten en minder snel uitvallen.”
Smartphones maken niet altijd gelukkiger
Dat is volgens Mirck niet het enige voordeel van het recht om buiten werktijd onbereikbaar te mogen zijn. “Een mobieltjesverbod in de klas is geen taboe meer. Dat laat volgens mij zien dat we doorhebben dat smartphones ons niet altijd slimmer of gelukkiger maken. Sterker nog: experimenten wijzen erop dat wie vaker offline is, gelukkiger, creatiever en aardiger is. Misschien is de slimste productiviteit-truc geen handige app, maar een telefoon die wat vaker uitstaat en een werknemer die vaker onbereikbaar mag zijn.”
Hoger opgeleide werknemer werkt vaker over
Ongeveer twee op de drie jonge werknemers beantwoordt werk-appjes en mailtjes buiten werktijd. Theoretisch opgeleide werknemers (58 procent) communiceren vaker buiten werktijd met hun werkgever dan praktisch opgeleide werknemers (21 procent). Theoretisch opgeleiden werken ook veel vaker over (75 procent) dan praktisch opgeleiden (30 procent). “Gek genoeg vinden we het normaler om iemand buiten werktijd, onbetaald op een computer te laten werken, dan een muurtje te laten metselen. Ik ken ook geen kapper die gratis knipt omdat het zondag is. Theoretisch opgeleide professionals werkten tijdens de lockdowns vaker thuis, waardoor de grens tussen werk en privé nog verder vervaagde. Een op de zes midden- en hoger opgeleide werknemers is zelfs meer dan twee uur per week kwijt met het beantwoorden van werk-appjes en mailtjes buiten werktijd. Hoog tijd om werk en privé weer te scheiden en betere afspraken te maken over hoe en wanneer we met elkaar communiceren op het werk”, aldus Mirck.
Tips voor betere digitale communicatie
Mirck: “Ondanks dat we (bijna) allemaal hebben leren zwemmen, oversteken en veterstrikken, leert niemand ons appen of mailen. Of hoe digitale communicatie op het werk nou precies georganiseerd kan worden. Dat zorgt voor onnodig veel miscommunicatie, stress en irritatie. Wie dit probleem wil aanpakken, kan met zijn collega’s deze zeven vragen behandelen, zodat samen afgesproken kan worden wie, wanneer bereikbaar moet zijn. Het zijn ook de zeven vragen die ik behandel in workshops die ik aan bedrijf geef, als ze worstelen met dit thema.”
1: In welke geval gebruiken we mail, chat, WhatsApp of bellen we?
We gebruiken steeds meer communicatiekanalen, van Slack tot WhatsApp. Welk communicatiemiddel geniet in welke gevallen de voorkeur?
2: Wanneer verwachten we een reactie op chats en appjes?
We kunnen de hele dag met elkaar appen. Maar is dat ook nodig? Hoe snel verwacht je een reactie op een chat of appje?
3: Wanneer verwachten we een reactie op mails?
Niemand wil aan zijn mailbox gekluisterd moeten zijn. Het liefst focussen we ons op belangrijker werk. Bespreek dus hoe snel een mail beantwoord moet worden.
4: Wanneer plannen we een meeting in?
Meetings zijn een noodzakelijk kwaad: ze kosten tijd en houden ons van ons werk. Wanneer plannen we een meeting in en welke informatie kan ook een email zijn?
5: Lezen we mail in het weekend?
Kan mail een paar dagen wachten? Of is het werk zo belangrijk dat een gemiste email op zaterdag het einde van de wereld betekent?
6: Wanneer moeten we telefonisch bereikbaar zijn?
Zijn we altijd tijdens kantoortijden bereikbaar? Of mogen we tijdens een werkdag ook onbereikbaar zijn? En mogen we onbereikbaar zijn na het werk?
7: Zijn er bepaalde perioden waarin we vaker bereikbaar moeten zijn?
Alle regels kennen uitzonderingen. In welke periodes moeten we misschien net iets beter bereikbaar zijn of sneller reageren? Bijvoorbeeld rondom events, deadlines of andere belangrijke gebeurtenissen?
Over Aaron Mirck
Aaron Mirck is schrijver, keynote-spreker en initiatiefnemer van Aandachtswerk. Hij gelooft dat we de komende tien jaar bewuster omgaan met technologie, net zoals we dat de afgelopen tien jaar deden met duurzaamheid en diversiteit. Mircks laatste boek is een gids voor digitale etiquette: Niet appen tijdens het eten. Hij geeft lezingen en workshops over AI, digitale etiquette en slimmer werken.
AM
4
